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Le Système de Gestion de la qualité de l'OFADEC
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L’office Africain pour le Développement et la Coopération (OFADEC), a comme objectif, entre autres, de fournir des services qui répondent aux attentes des bénéficiaires. Ses activités sont gouvernées par la recherche de la qualité.

La détermination de cette qualité est faite sur la base des standards et normes (acceptés) existants dans le domaine concerné. OFADEC dans toutes ses actions donc, cherchera à atteindre ces standards et normes.

Cet objectif dépendra des ressources disponibles et des conditions de travail sur le terrain.

Pour atteindre les standards et normes un système de gestion de la qualité est mis en place prenant en compte les parties prenantes, les objectifs visés et une information transparente et accessible sur le cadre de Redevabilité de l’OFADEC et les actions que OFADEC entend mener pour atteindre les objectifs fixés.

Les parties prenantes  :

L’analyse des parties prenantes permet de définir les priorités de la gestion de la qualité.

La priorité est donnée aux bénéficiaires qui sont dans ce cas des réfugiés ayant le statut de réfugié accordé par l’état du Sénégal

L’OFADEC s’est engage à fournir des actions de qualité en direction des bénéficiaires sur la base de son mandat de sa déclaration de mission et des ressources disponibles.

La qualité de service s’entend selon les standards et normes acceptés.

OFADEC cherchera toujours à fournir des services de bon niveau, néanmoins l’absence de ressources adéquates peut obliger OFADEC à être en dessous de ces normes.

Au cas ou cela doit arriver OFADEC en informe les bénéficiaires selon le schéma de communication établit

La priorité donnée aux bénéficiaires n’exclut pas les autres parties prenantes en matière de qualité dans les relations.

L’assurance qualité sera le résultat des consultations, partage d’information, suivi , feedback réclamations participation et évaluation

La structure de gestion et le leadership

L’organigramme de l’OFADEC établit clairement la hiérarchie et les rôles de chaque département et personnel.

Cela est détaillé dans la description des taches de chaque membre du personnel.

Les rapports, la gestion, la structure des réunions et le suivi

Les rapports suivent la périodicité du projet et sont produits chaque fois que 70% des ressources sont dépensées.

Il y’a aussi le rapport annuel financier et narratif, qui est obligatoire et qui est complété par un audit qui permet de saisir et de donner une opinion sur ‘utilisation des ressources par rapport aux objectifs.

L’audit permet aussi de donner un avis sur le système de gestion des ressources et peut présenter des recommandations.

Ces recommandations si elles sont réalisables sont incluses dans les procédures l’année suivante.

Chaque année un programme de rencontre est établi par le Project manager; Il y’a 2 types de réunion :

  • les réunions de coordination du personnels sanctionnés par un compte rendu, son objectif premier est le partage d’information entre les départements, C’est aussi un lieu ou les stratégies de mise en œuvre les besoins les difficultés rencontrées sont exposées en vue de trouver des solutions.
  • Les rencontres avec les bénéficiaires sont programmées une fois par mois au moins. Les objectifs sont d’informer les bénéficiaires sur les activités, échanger des informations, connaitre les besoins et avis sur les activités en cours.

Les rencontres annuelles sont programmées par le conseil d’administration.

Un planning de rencontres avec UNHCR n’est pas réalisé ; les rencontres sont programmées d’accord parti en fonction des demandes des deux parties.

Les visites de suivi et d’évaluation des activités suivent généralement le cycle du projet ; elles sont organisés par le programme manager, le directeur et les cadres supérieurs, un planning annuel n’est pas établi.

Ces visites peuvent se faire sur instruction du directeur général.

Le processus de la gestion les politiques les procédures, les formats, et les outils

La gestion d’OFADEC met en avant son mandat, sa vision et sa stratégie.

Le mandat éclaire la direction à suivre. Elle est encadrée par la déclaration de mission qui détermine les zones d’actions, les buts visés et le code de conduite qui gouverne les actions.

Le manuel de procédure est le document de base de la gestion des activités et ressources mises à la disposition.

Il décrit les procédures transparentes qui permettent d’autoriser un décaissement, une utilisation des ressources et permet de retracer le cours des événements.

Il permet aussi de déterminer avec précision qui est à la base de tel ou tel action et qui à autorisé ou refuser une action.

Le formulaire de rapport permet de présenter les dépenses effectuées selon les rubriques du projet, elle permet de déterminer les écarts entre les dépenses .Quand un dépassement est prévisible, une autorisation écrite est demandée au HCR..

Il décrit le pourquoi du système, comment il fonctionne, qui peut l’active quand et pour qui

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