Introduction

L’Office Africain pour le Développement et la Coopération (OFADEC), en conformité avec sa déclaration de mission et les engagements pris dans le cadre de la Redevabilité s’est engagé à informer toutes les parties prenantes que sont les bénéficiaires, leurs représentants et ses différents partenaires sur ses activités.

L’OFADEC rend public son cadre de Redevabilité humanitaire afin de permettre aux parties prenantes de connaitre ses engagements en la matière.

L’OFADEC s’est engagé à faire de la participation une priorité dans ses programmes en mettant en œuvre une politique de communication destinée à toutes les parties prenantes.

Cette politique de communication diffère en fonction des parties prenantes, avec une priorité donnée aux bénéficiaires

Les bénéficiaires participeront à la définition, la mise en œuvre et l’évaluation des programmes.

Cette participation dépendra de leur niveau d’engagement et de leurs capacités à répondre aux attentes.

Elle se fera sous forme de focus groupes et de rencontres planifiées ou sur demande d’une partie.

Objectifs de la politique de communication

Les objectifs sont multiples. Elle devra permettre de :

• Elaborer une stratégie de communication
• dégager les directives qui permettrons au personnel, aux bénéficiaires et à toutes les parties prenantes de connaitre les canaux d’informations accessibles pour une bonne connaissance de nos rôles, responsabilités et de les utiliser en cas de besoin.
• Amener le personnel quel que soit son niveau de responsabilité de baser ses interventions sur une bonne communication avec les bénéficiaires et les parties prenantes sur la base des règles d’engagement en matière de communication
• Intégrer la politique de communication en direction des parties prenantes dans toutes les activités.

Les bénéciaires, les partenaires et les autorités du pays d’accueil ont le droit de savoir, de comprendre et d’émettre des avis sur les projets et programmes.

C’est à travers une information transparente et efficace qu’ils pourront connaître les objectifs d’OFADEC.

Une bonne information participe à l’établissement de la confiance nécessaire pour l’appropriation du projet, par les bénéficiaires en particulier.

Un bon échange d’informations permet aussi de connaître les points de vue des bénéficiaires sur les actions de l’OFADEC.

Qui doit bénéficier de ces informations ?

Toutes les parties prenantes doivent avoir les informations sur nos programmes, nos activités ;

• Les bénéficiaires, les représentants des bénéficiaires, les communautés hôtes
• Les ONG partenaires, les autorités locales
• Les donateurs

Les informations à partager avec les Bénéficiaires

• Structure de l’OFADEC

Notre nom

Qui sommes nous ?

Déclaration de mission

Cadre de redevabilité

Code de conduite auquel OFADEC est assujetti

Contacts

• Sur les projets :

Objectifs

Donateurs et budgets

Critères de sélection des bénéficiaires

Rôles et responsabilités des bénéficiaires et du personnel d’OFADEC

Les moyens de communication

Stratégie de mise en œuvre et de retrait.

• Droits des bénéficiaires

Droit des bénéficiaires (feedback, plaintes, suggestions, avis)

Participation des bénéficiaires

Les règles en matière d’assistance

• Les langues et les moyens de communications

La communication se fera avec la langue officielle du pays, elle peut être écrite ou orale.

La communication utilisera préférentiellement les langues des bénéficiaires et de la communauté hôte.

La communication dans les langues locales sera pour l’essentiel orale et si nécessaire à travers un interprète au cas où cette langue n’est pas maîtrisée.

Les moments de communication sont pour l’essentiel  les réunions organisées avec les bénéficiaires, les représentants des bénéficiaires avec les communautés hôtes, par écrit avec un affichage dans des endroits prévus et accessibles aux bénéficiaires, par internet, dans des cas particulier par voix de presse.

• Gestion et partage de l’information :

Pour assurer une information de qualité il faut disposer d’informations utiles, vérifiées et actuelles.

Chaque chef de département, membre du personnel doit dans la mise en œuvre de ses activités préparer les documents pertinents sur ces activités notamment les critères la cible et les procédures d’accès.

Ces informations sont partagées et mises à jour dans les réunions de coordination.

Elles doivent être données dans une langue écrite connue des destinataires pour le Sénégal (français et Anglais). La communication se fera oralement dans les langues connues des bénéficiaires, soit directement par le personnel en charge, soit avec l’aide d’un interprète.

L’information doit permettre aux destinataires de comprendre, de donner leurs points de vue, de poser des questions, et de demander des éclaircissements et recevoir des réponses.

Un temps de communication avec les bénéficiaires doit être aménagé dans le calendrier d’exécution du projet par chaque département.

Les groupes vulnérables

Une attention particulière est accordée aux femmes, aux enfants, aux personnes âgées et aux handicapés.

En direction des femmes la communication est faite à travers le comité des femmes qui est l’organe représentative dans le projet, les réunions de groupes, les affichages et lors des journées de sensibilisation.

La communication peut être orale ou écrite, elle se fait dans le cadre de rencontres d’échange avec les femmes.

Ces réunions sont aussi l’occasion d’évaluer les besoins des femmes et les difficultés spécifiques qu’elles rencontrent.

Les handicapés; les enfants et les personnes âgées au même titre que les femmes sont une cible prioritaire.

L’information sur les activités, les possibilités existantes pour améliorer leurs conditions est faite par écrit, par affichage et à travers des réunions programmées à la demande d’OFADEC ou d’un groupe qui souhaite partager des préoccupations

Les autres parties prenantes  :

L’état. Du Sénégal représenté par le Ministère en charge de la Famille

Qui doit bénéficier de ces informations, les moyens de communication et les langues.

La Direction chargée des ONG est notre interlocuteur, la communication se fait à travers les rapports demandés, les rencontres et les demandes adressées à OFADEC auxquelles nous avons l’obligation de répondre.

Elle peut se faire lors des rencontres que nous demandons au responsable des ONG ou par communication orale lors des rencontres convoquées par le ministère ou le réseau auquel nous appartenons.

Les donateurs :

Qui doit bénéficier de ces informations, les moyens de communication et les langues.

Deux types de communications existent :

• les communications avec le Représentant régional qui est de la responsabilité du Directeur Général. Il se fait en français ou anglais. Il peut être écrit ou oral en fonction des circonstances, la demande peut provenir des deux cotés en fonction des besoins.Des rencontres périodiques se font en cas de besoin. Un calendrier de rencontre n’est pas établi. La communication touche tous les aspects du projet : la situation d’exécution, les difficultés, les finances…
• La communication avec le Program Manager du Donateur qui est du ressort du Program Manager OFADEC. La communication peur être écrite ou orale en français ou en anglais sur le projet. Elle concerne principalement les rapports techniques et financiers, les demandes de réaménagement budgétaires, les situations spécifiques de réfugiés, du personnel. Les rapports peuvent être complétés par des rencontres dédiées à des questions liées au projet.

Les ONG partenaires  :

La communication se fait a travers le réseau CONGAD dont nous sommes membres ; nous pouvons diffuser des informations, échanger des informations sur les sujets d’intérêt commun.

Il y a une communication plus soutenue à travers le réseau humanitaire PARINAC où des rencontres périodiques sont organisées en vue d’échanger des informations sur nos différentes activités par écrit ou oralement.

C’est aussi le lieu de réflexion et d’analyse de la situation nationale et régionale pour engager des actions de lobbying ou de demande d’information ou de questionnement en direction de l’état ou du HCR.

La communauté hôte

En direction de la communauté hôte et particulièrement ses représentants OFADEC doit fournir les informations sur le projet, son but et les bénéficiaires.

Cette information doit être donnée au début, au cours et à la fin du projet, elle doit être conduite par le chef du projet et le personnel chargé de la réalisation du projet.

Le chef de projet déterminera la périodicité de ces rencontres avec la communauté à travers ses représentants.

Informations non partagées :

Certaines informations sensibles ne seront pas partagées. Si des questions portent là-dessus, il sera indiqué que des réponses ne peuvent être données à cause du caractère délicat de l’information.

La communication externe :

La communication externe avec les journalistes et les autorités locales est gérée par le Programme Manager appuyé en cela par le Communication Officer.

Le Programme Manager s’il le juge utile désigne la personne qui doit intervenir sur un dossier.

Toute communication externe doit être autorisée par le Programme Manager.

La communication doit être écrite ou enregistrée  pour servir de référence en cas de besoin

Le personnel d’OFADEC

La communication est un outil important dans le succès de notre travail, une bonne politique de communication bien appliquée donne des résultats qualitatifs dans l’exécution du projet au profit des bénéficiaires.

Chaque membre du personnel a l’obligation de communiquer régulièrement avec les bénéficiaires sur son travail, sur les difficultés et les réussites. Il doit aussi avoir la même communication avec ses supérieurs hiérarchiques sur les problèmes, résultats, suggestions.

La communication peut se faire dans le cadre de concertations programmées, d’affichage, ou par écrit.

Organisation et périodicité  de la communication

La communication avec les bénéficiaires doit se faire au moins une fois par mois.

Pour la communication relative aux rapports du projet, elle suit le cycle du projet avec au minimum une fois tous les trois mois.

Les informations changeant régulièrement une mise à jour régulière est indispensable et obligatoire.

La mise à jour doit être communiquée dans les meilleurs délais dès qu’un changement est constaté.

Septembre 2010 , révisé le 28 octobre 2010